Je zult regelmatig (één keer per week) aanwezig zijn bij de live sessies in Zoom. Deze sessies zullen zowel met als zonder Kim plaatsvinden. Jouw rol tijdens deze sessies is om de tijd bij te houden als time keeper, waarbij je zowel je communicatieve vaardigheden als leiderschap zult inzetten. Als iemand de toegewezen tijd overschrijdt, wordt van jou verwacht dat je hen vriendelijk aanspreekt om af te ronden. Daarnaast zal je tijdens deze sessies vragen noteren en feedback verzamelen om de werking te verbeteren. Je analytische vaardigheden zullen van pas komen om te identificeren waar optimalisaties mogelijk zijn en waar extra ondersteuning nodig is.

Je zult aanwezig zijn bij evenementen die plaatsvinden in Gent, België, één tot twee keer per maand. Jouw verantwoordelijkheid ligt in het coördineren van alle praktische aspecten voorafgaand aan de evenementen, zoals communicatie met deelnemers en de locatie. Hierdoor kan Kim zich volledig richten op de inhoud zonder zich zorgen te maken over technische details. Tijdens de evenementen ben je verantwoordelijk voor een soepel verloop, inclusief het begeleiden van deelnemers naar en van de zaal, waarbij duidelijke en zelfverzekerde communicatie essentieel is.

Je zult het beheer van de mailbox op je nemen en voortdurend op zoek zijn naar mogelijkheden om te optimaliseren. Vragen die herhaaldelijk voorkomen, moeten in een FAQ worden opgenomen die je kunt versturen of verwerken in een standaardtemplate. Je hebt een proactieve houding en zoekt naar manieren om automatisering te implementeren, zoals het sorteren en mogelijk zelfs beantwoorden van e-mails. Tijdens het beheren van de mailbox blijf je altijd vriendelijk, enthousiast en duidelijk in je communicatie. Je vermijdt onnodig heen en weer mailen en streeft ernaar om vragen in één e-mail af te handelen om efficiëntie te bevorderen en de tijd van anderen te respecteren.

Je bent verantwoordelijk voor administratieve taken, waaronder het opstellen van facturen, het opvolgen van betalingen (wat zelden nodig zal zijn gezien de goede klanten van Kim) en het bijhouden van kwartaalafrekeningen. Als je nog niet bekend bent met bepaalde taken, maak je geen zorgen, Kim heeft duidelijke processen om je te begeleiden. Het is echter van groot belang dat je weet hoe je facturen kunt opstellen. Daarnaast moet je gestructureerd kunnen werken, vooral bij kwartaalafrekeningen waarbij gegevens geëxporteerd moeten worden. Je analytische vaardigheden zullen van pas komen om eventuele fouten op te merken.

Je zult verantwoordelijk zijn voor het beheer van de sociale media. Hoewel een groot deel van de activiteiten automatisch plaatsvindt, is het aan jou om alles te controleren. Negatieve opmerkingen moeten worden verwijderd en de plaatser kan worden geblokkeerd. Ook voer je regelmatig controles uit op volgers om te bepalen of ze van voldoende kwaliteit zijn of eventueel moeten worden verwijderd. Kim zal zelf haar content online plaatsen, maar jij zorgt voor het beheer en de communicatie op sociale media.

Je zult statistieken analyseren, zoals de prestaties van posts op sociale media en de inhoud van e-mails, die vaak hergebruikt wordt. Je zult deze posts categoriseren om ze gemakkelijk terug te kunnen vinden voor Kim. Je bent altijd alert op mogelijkheden om processen te verbeteren en efficiënter te maken. Het is belangrijk dat je gestructureerd te werk gaat om consistentie te behouden en zaken gemakkelijk terug te kunnen vinden.

Je hebt de capaciteit om zelf processen te documenteren. Als er nieuwe taken of procedures zijn die Kim en jij nog niet eerder hebben uitgevoerd, ben je in staat om zelfstandig stappenplannen te creëren. Dit vergemakkelijkt de integratie van nieuwe medewerkers in het bedrijf.

Je beheert de agenda en planning van Kim, inclusief het plannen en beoordelen van podcastopnames en andere afspraken. Je geeft advies over de waarde van samenwerkingen, zodat Kim niet elke aanvraag hoeft te beoordelen.

Je bent niet bang om automatiseringstools te gebruiken, zoals WordPress en Zapier, en bent bereid om leeromgevingen opnieuw in te richten. Je vindt het leuk om efficiëntie te bevorderen en nieuwe manieren te ontdekken om processen te automatiseren.

Kim is op sommige gebieden zeer gestructureerd, terwijl ze op andere momenten chaotisch kan zijn. Het is vanzelfsprekend voor jou om consistentie te handhaven in de bedrijfsprocessen. Je hebt een scherp oog voor details en corrigeert eventuele fouten bij elke nieuwe publicatie, zonder dat daarom wordt gevraagd. Je hebt een groot gevoel van verantwoordelijkheid om verwarring bij (potentiële) klanten of deelnemers te voorkomen.

Je bent in staat om constructieve feedback en kritiek te ontvangen en ermee om te gaan. Kim is open in haar suggesties voor verbetering van het bedrijf, en je begrijpt dat dit betrekking heeft op de bedrijfsvoering en niet op persoonlijke aspecten.

Kim verwacht dat je altijd vragen stelt als je ergens over twijfelt. Het is beter om vragen te stellen dan later zaken recht te moeten zetten. Zelfverzekerde mensen durven diepgaande vragen te stellen.