Auteursrechten: De meest gestelde vragen
Meer winst dankzij passief inkomen
Q&A: Kim De Graeve & Stan De vocht (Creative Shelter)
Is het interessant om je te laten vergoeden in auteursrechten?
Het iets wat veel freelancers/ ondernemers willen weten. Dat bewees wel het daverende succes van de podcast die we onlangs rond dit topic organiseerden.
Stan De Vocht, zaakvoerder van Creative Shelter en specialist binnen het domein, gaf ons toen de basisprincipes rond auteursrechten mee.
Na de podcast stroomden zoveel vragen binnen, dat we aanvullend een videoconference hebben opgezet. Zo konden jullie al jullie vragen op Stan afvuren.
Heb je de video gemist, loop er dan gerust nog even door via deze link.
Via de tijdsindicatie scrol je meteen naar het juiste videofragment als je het volledige antwoord van Stan zelf wil horen. En uiteraard kun je er de originele podcast ook nog even bijnemen. (Het is zelfs aan te raden dat je deze eerst gaat beluisteren) Je kan dit ook op Spotify, Apple podcast, Google podcasts en de website. Vergeet je niet volledig gratis te abonneren.
00:45 Eén van de vragen die velen op de lippen brandt, is of het zin heeft om je in auteursrechten te laten uitbetalen als je freelancer in bijberoep bent.
Stan: “Net voor die doelgroep zijn auteursrechten erg interessant. Ik leg het even uit. Ben je freelancer in bijberoep, dan bouw je al pensioenrechten op via je hoofdberoep. Maar toch betaal je ook in bijberoep sociale bijdragen, terwijl je daar geen extra pensioenrechten voor in ruil krijgt.
Omdat je al een inkomen hebt uit je hoofdberoep, wordt je extra appeltje voor de dorst ook zwaarder belast dan wanneer je volledig zelfstandig bent.
Via auteursrechten maak je van een deel van de inkomsten uit je bijberoep een roerend inkomen, waardoor je die hoge lasten aanzienlijk verlicht.
Procentueel gezien is het voordeel van auteursrechten voor freelancers in bijberoep bijgevolg nog groter dan voor volledig zelfstandigen.”
02:20 Kun je je ook door particulieren laten vergoeden in auteursrechten?
Stan: “Dat is perfect mogelijk. Wel moeten zij dan het recht krijgen om je werk verder te gebruiken, te kopiëren, enzovoort… Zoals ik in de podcast hebt verteld, hangt alles af van de afspraken die je hierover maakt, of dat nu met een particulier of een bedrijf is.”“Het meest lastige is wel – zoals ik ook de podcast heb aangehaald – dat je op de auteursrechten roerende voorheffing verschuldigd bent en dat die moet worden ingehouden bij de bron. Dat betekent extra administratie voor je klant. Aan bedrijven kun je nog vragen om die moeite te doen maar het is twijfelachtig of een particulier hierin mee zal willen gaan. Ook voor jezelf is het niet prettig als je klant achteraf vragen van de fiscus krijgt omdat hij de roerende voorheffing toch niet heeft ingehouden. Net daarom is het interessant om met ons in zee te gaan. Wij regelen alle administratieve rompslomp achter de schermen en zorgen dat de klant niet zelf de roerende voorheffing hoeft door te storten. Of het nu om particulieren of bedrijven gaat, maakt voor ons in feite geen verschil.”
07:20 Moet je de algemene voorwaarden – met de vermelding van het gebruik van auteursrechten – ook vooraf aan particulieren communiceren?
Stan: “Strikt juridisch genomen moet je dat inderdaad doen. Als fotograaf bijvoorbeeld heb je er ook alle baat bij dat de klant op voorhand weet wat hij mag verwachten en voor welke doeleinden hij bijvoorbeeld je werk mag gebruiken. Goede afspraken maken goede vrienden, weet je wel.”
04:30 Om nog even terug te komen op het principe van de auteursrechten zelf. Kun je die ook vragen aan je klant als je foto’s maakt van iets waar ook auteursrechten aan verbonden zijn, denken we maar aan beschermde gebouwen?
Stan: “Het criterium om auteursrechten te kunnen vragen is dat het resultaat van je werk voldoende origineel is. Als je foto’s voldoen aan die voorwaarde, kan dat perfect. Wel moet je er rekening mee houden dat je dan een reproductie maakt van iets waar ook auteursrechten aan gekoppeld kunnen zijn. Bij het fotograferen van zo’n gebouw moet je dus toestemming krijgen van de architect. Het is dus best mogelijk dat je auteursrechten betaalt om de foto te mogen maken en daarna zelf aan je klant auteursrechten vraagt als je zorgt voor een unieke reproductie.
Wil je graag nog meer optimalisatie?
09:25 Kan je voor de verhuur van een fotobooth ook auteursrechten vragen?
Stan: “Daaraan is geen creatieve prestatie gekoppeld. De foto’s worden immers automatisch gemaakt en niet door een persoon. Het antwoord is dus ‘neen’.”
10:36 Gelden je eigen algemene voorwaarden ook als je samenwerkt met Creative Shelter?
Stan: “Elke zelfstandige die met ons samenwerkt, factureert via ons aan de eindklant. We werken met zeer uitgebreide algemene voorwaarden, die wij altijd communiceren. In principe zijn dat voor elke klant dezelfde, maar uiteraard staan we open voor suggesties. Vindt een freelancer specifieke zaken echt belangrijk, dan kunnen we die meenemen.”
11:50 Als klanten de factuur krijgen van Creative Shelter, is het dan nog mogelijk om die te personaliseren?
Stan: “De facturen die wij uitsturen hebben een vaste template. Daarin staat duidelijk wie de opdracht – jij dus – heeft uitgevoerd. Beschik je over een logo, dan kunnen we dat toevoegen. We kiezen er bewust voor om niet de huisstijl van onze klant te gebruiken. We willen dat eindklanten beseffen dat wij de tussenpartij zijn die ervoor zorgt dat jullie zich niet bezig hoeven te houden met de roerende voorheffing en andere administratieve rompslomp.”
13:55 Toch vinden creatievelingen het misschien vervelend dat ze niet hun persoonlijke stempel op de factuur kunnen drukken.
Stan: “We begrijpen best dat creatieve freelancers hun manier van communiceren tegenover de klant belangrijk vinden. Anderzijds moeten ze ook beseffen dat de persoon die de factuur in zijn handen krijgt, vaak zelfs niet de eigenlijke opdrachtgever is. Je mag het belang van de huisstijl op een factuur dan ook niet overschatten. Veel facturen worden immers automatisch geboekt zonder dat er nog iemand naar die factuur kijkt. Het lijkt me belangrijker dat je meer kan verdienen en dat je factuur zonder zorgen wordt opgemaakt, verstuurd en opgevolgd.”
15:20 Een vraag die vaak terugkomt, is of het zin heeft om te werken met auteursrechten wanneer je als freelancer vrijgesteld bent van btw.
Stan: “Absoluut. Ook freelancers die maximum 25.000 euro verdienen en die vrijstelling hebben, kunnen via Creative Shelter eenvoudig auteursrechten factureren. Je moet je als freelancer alleen afvragen of het wel verstandig is om gebruik te maken van die vrijstelling. Je hoeft de klant dan weliswaar geen btw aan te rekenen maar je kunt ook geen btw recupereren voor het materiaal dat je aankoopt. Dat is wel een afweging die je moet maken en iets wat je best met je boekhouder opneemt.”
18:27 Als je werkt met auteursrechten, is het dan nog mogelijk om voorschotfacturen te maken?
Stan: “Zeker. Het is dan wel belangrijk dat die voorschotfactuur creatief werk omvat. Maak je achteraf nog een factuur waar alleen bijbestellingen op staan, dan zul je daar weliswaar geen auteursrechten voor kunnen vragen, aangezien dit geen deel uitmaakt van je creatieve denkwerk. Ook niet-creatieve prestaties kun je trouwens via Creative Shelter factureren, maar de voordelen van auteursrechten zal je er dan niet uit halen.”
50:10 En kun je op cadeaubonnen auteursrechten aanrekenen?
Stan: “Het hangt er vanaf wat je met die cadeaubon kunt kopen. Als dat pakweg enkel fotoafdrukken zijn van een reportage, dan kan dat niet. Kun je er een fotoreportage – een creatieve prestatie dus – mee kopen, dan is die cadeaubon eigenlijk een soort voorschotfactuur en dan kun je er wel degelijk auteursrechten op toepassen.”
01:07:54 Stel dat je fotograaf bent en je krijgt een koppel met een baby in de studio over de vloer die de fotoshoot cash betaalt. Kun je dat ook regelen via auteursrechten?
Stan: “In zo’n situatie zal het zeer moeilijk zijn om via auteursrechten te werken, dat moeten we toegeven. Ook bij Creative Shelter zijn we hierop helaas (nog) niet voorzien.”
25:00 Is het mogelijk om via Creative Shelter een factuur te maken met verschillende btw- tarieven?
Stan: “Dat kan. Veel fotografen die voor particulieren werken, rekenen slechts 6% aan voor fotoalbums, omdat bepaald drukwerk onder een ander btw-regime valt. Dat doen ze vooral om de btw-druk voor particulieren te drukken. Of dat ook fiscaal correct is, daar zijn boekhouders het niet altijd over eens. Persoonlijk zou ik dus toch voorzichtig zijn met het toepassen van die regel. Maar voor Creative Shelter vormt het plaatsen van verschillende btw-tarieven op één factuur op zich geen probleem.”
18:27 Als je werkt met auteursrechten, is het dan nog mogelijk om voorschotfacturen te maken?
Stan: “Zeker. Het is dan wel belangrijk dat die voorschotfactuur creatief werk omvat. Maak je achteraf nog een factuur waar alleen bijbestellingen op staan, dan zul je daar weliswaar geen auteursrechten voor kunnen vragen, aangezien dit geen deel uitmaakt van je creatieve denkwerk. Ook niet-creatieve prestaties kun je trouwens via Creative Shelter factureren, maar de voordelen van auteursrechten zal je er dan niet uit halen.”
28.35 In de lijn daarvan: kunnen bedrijven ook het recht krijgen om je foto’s door te verkopen?
Stan: “Dat kan alleen als je de auteursrechten volledig overdraagt naar de klant. Sommige reclamebureaus vragen dat ook, bijvoorbeeld als foto’s voor campagnes wereldwijd worden gebruikt. Ook die afspraak kun je perfect maken via Creative Shelter. Maar in de praktijk kiezen weinigen daarvoor. De meesten geven klanten enkel het recht om het materiaal te gebruiken voor het doel waarvoor het werd gemaakt, bijvoorbeeld om op de website te plaatsen. Als je wil dat daar een tijdslimiet op staat – een jaar bijvoorbeeld – kun je dat ook best met de klant bespreken. Bij flagrante inbreuken kunnen we bij Creative Shelter trouwens ook helpen om de klant in gebreke te stellen. Maar in de praktijk hebben we dat nog maar één keer gedaan, omdat de meeste freelancers zulke zaken toch liever in der minne oplossen.”
33:50 En wat als klanten nadien aangeven dat ze je werk willen doorverkopen en daarvoor extra auteursrechten op tafel willen leggen?
Stan: “Zeker in de grafische sector vragen klanten achteraf geregeld om extra rechten te krijgen. Als freelancer kun je je daarvoor 100% in auteursrechten laten uitbetalen, aangezien daar geen prestaties aan gekoppeld zijn. Ook dat kun je via Creative Shelter regelen.”
26:50 en 01:04:30 Stel dat ik wil samenwerken met Creative Shelter, kan ik dan rekenen op persoonlijke begeleiding?
Stan: “Uiteraard. Intussen hebben we een team van vijf medewerkers waarop klanten kunnen rekenen. Naomi zorgt ervoor dat elke nieuwkomer de nodige hulp krijgt om te kunnen opstarten. We geven trouwens ook geregeld infosessies op verschillende locaties. Of je kunt op onze site een infosessie bekijken. Wil je nog meer diepgaande informatie over auteursrechten zelf, dan vind je heel veel informatie terug op www.auteursrechten.be. En uiteraard staan wij ook altijd ter beschikking voor vragen.”
32:00 Kunnen ook Nederlandse bedrijven een beroep doen op auteursrechten?
Stan: “Nederlandse bedrijven kunnen we bij Creative Shelter helaas niet helpen. Het fiscaal recht is ook helemaal anders in dat land. Op de site van IPON (www.iponederland.nl) vind je alvast meer informatie terug over hoe het zit bij onze noorderburen. Ik zou in elk geval aanraden om bij specialisten ter plaatse aan te kloppen als je daar met auteursrechten wil werken.”
36:30 Tijdens de podcast werd al aangehaald dat Creative Shelter verzekerd is mochten er discussies met de fiscus rijzen? Wat moeten we daar precies onder begrijpen?
Stan: “Bij controles staan we de boekhouder van onze klant sowieso bij door de fiscus uit leggen dat onze werkwijze 100% correct is. Maar omdat we hard groeien en we elk risico willen dekken, hebben we ook een verzekering afgesloten. Zo kan de fiscus niet akkoord gaan met het feit dat je iets als een roerend inkomen beschouwt. Dan krijg je een bericht van wijziging, waarbij je te horen krijgt dat iets niet als roerend inkomenmaar als beroepsinkomsten belast zal worden. Tegen zo’n bericht van wijziging kun je een bezwaar indienen.Dat doe je best via een fiscaal advocaat. Dan kunnen wij tot 2.500 euro van de kosten op ons nemen om zo’n bezwaarschrift te laten opstellen. Stel dat de fiscus het bezwaarschrift verwerpt, dan kun je naar de rechtbank trekken. Die zal dan oordelen wie gelijk heeft. In dat geval kunnen wij tot 15.000 euro aan kosten op ons nemen. Voor alle duidelijkheid: vragen om inlichten komen geregeld voor maar tot vandaag heeft nog geen enkele klant een bezwaarschrift hoeven in te dienen. We zijn er dus vrij gerust in dat zulke zaken zelden of nooit voor de rechtbank zullen komen. Maar mocht het gebeuren, dan nemen wij de kosten tot die bedragen op ons.”
42:20 en 45:20 Hoeveel betaal je voor de diensten van Creative Shelter als vennootschap of eenmanszaak?
Stan: “Bij een vennootschap hangt alles af van de complexiteit. Hoelang bestaat de vennootschap? Hoeveel zaakvoerders zijn er en is er personeel? Zijn er al algemene voorwaarden? Hier spelen heel wat elementen mee in de kostprijsberekening. Zoals ik in de podcast al aangaf, zul je via een vennootschap weliswaar minder voordeel halen uit het werken met auteursrechten dan een eenmanszaak. Binnen een vennootschap geniet je immers sowieso al van belastingvoordelen. Op basis van onze ervaring kunnen we zaakvoerders van een vennootschap vooraf een goede inschatting geven van wat zij uit auteursrechten kunnen halen. Zo weten ze meteen of het interessant is om de stap te zetten.” “Voor eenmanszaken rekenen we steeds een percentage aan op de effectieve omzet. Vroeger was dat een vast percentage. Sinds 1 februari hebben we onze manier van werken wat aangepast. We hebben nu twee formules. Wat je precies in ruil krijgt voor elke formule, staat duidelijk op de website uitgelegd. Tot 15.000 euro betaal je 8,5 of 9% per factuur, afhankelijk van de formule. Voor wat je via ons factureert boven de 15.000 euro op een jaar tijd, wordt dat 7,5 of 8%. Factureer je meer dan 45.000 euro via ons, dan betaal je op die facturen 5,5 of 6% per factuur.”(deze cijfers dateren uit 2020)
Passief inkomen
01:17:45 Op welke basis zijn de percentages die Creative Shelter voor eenmanszaken hanteert berekend en hoe weet je zeker dat dit fair is voor wat je terugkrijgt?
Stan: “We hebben goed nagedacht over die percentages. Het belangrijkste voordeel is ongetwijfeld dat de gemiddelde creatieve eenmanszaak via ons tot 30% meer inkomsten genereert. Door te werken op basis van percentages, geven we altijd dezelfde toegevoegde waarde, of je nu een factuur van 100 of 1000 euro hebt. Daarnaast brengen wij gemoedsrust, juridische zekerheid en administratieve ontlasting. Zo helpen we ook bij het invorderen van facturen. Er zijn trouwens heel wat aanbieders die pure administratieve dienstverlening bieden – zonder het regelen van auteursrechten – en die ongeveer dezelfde percentages vragen. We kunnen dus garanderen dat je bij Creative Shelter waarde voor je geld krijgt.”
1:13:58 Kun je ook een beroep doen op je boekhouder om het werken met auteursrechten te regelen?
Stan: “Er zijn boekhouders die stellen dat ze dit kunnen. Maar zeker als je een eenmanszaak hebt, zijn hier toch een paar haken en ogen aan. Zij zullen vooral helpen bij het opstellen van de algemene voorwaarden en een template ter beschikking stellen die je klanten vooraf moeten tekenen. Dat op zich is geen slechte zaak.Wel moet je dan als freelancer nog steeds zelf je factuur maken, de verdeelsleutel prestaties-auteursrechten bepalen en je roerende voorheffing berekenen. Vervolgens moet je aan de klant uitleggen dat ze niet de volledige factuur moeten betalen maar daar de roerende voorheffing vanaf moeten trekken en doorstorten aan de fiscus. Dan zit je terug met het probleem dat een opdrachtgever niet op extra administratie zit te wachten. Sommige boekhouders lossen dat op door zelf met het ondernemingsnummer van je opdrachtgever in te loggen bij Rv-on-web en voor rekening van je opdrachtgever aangifte te doen van de auteursrechten. Dan zullen ze jou vragen om zelf de roerende voorheffing tijdig door te storten. Tot slot moet elke individuele opdrachtgever jaarlijks een fiche opmaken. Ook dat is niet iets waar je opdrachtgever op zit te wachten. Ik hoop dat hij dat organisatorisch voor elkaar krijgt én dat je klant akkoord gaat met die manier van werken. Want je boekhouder geeft dan immers inkomsten aan van een bedrijf dat wellicht zelfs geen klant van hem is. Je kunt je afvragen of dat deontologisch aanvaardbaar is want je boekhouder is hier niet voor gemandateerd door je opdrachtgever. Bovendien zal hier voor freelancers een flink prijskaartje aan vasthangen als de boekhouder hiervoor zijn uurtarief hanteert.”
46:26 Welke verdeelsleutel gebruikt Creative Shelter om het percentage auteursrechten bij creatieve prestaties te berekenen?
Stan: “Toen we net begonnen, hebben we ons hierover uitgebreid geïnformeerd omdat er toen nog veel onduidelijkheid was. Aanvankelijk was het de bedoeling om die verdeelsleutel te laten afhangen van verschillende criteria. Maar uiteindelijk is besloten dat elke creatieveling vrij mag kiezen welke verdeelsleutel hij of zij hanteert. Die vuistregel is ook in een circulaire gepubliceerd. Bij Creative Shelter werken we voor eenmanszaken altijd met de 50-50- verdeelsleutel. We passen dat trouwens uitsluitend toe op de prestaties die aanleiding geven tot auteursrechtelijk beschermde werken. Volgens ons is dat het optimum. Je geniet van de voordelen van de auteursrechten maar zorgt ook nog voor pensioenopbouw en sociale bescherming, omdat je nog voldoende beroepsinkomen hebt. Maar laat je in geen geval wijsmaken dat de verdeelsleutel vastligt, per sector bijvoorbeeld. Op het internet circuleert hierover helaas nogal wat foute informatie.”
51.33 Nochtans hebben ook heel wat boekhouders hun eigen mening rond die verdeelsleutel.
Stan: “Die kun je gerust wijzen op de circulaire waarin de voorwaarden staan. Of ze mogen bij ons aankloppen.We geven trouwens ook opleidingen aan boekhouders rond auteursrechten, omdat we merken dat er toch nog heel wat onduidelijkheden zijn.”
55.28 Zijn er ook negatieve kanten aan het werken met auteursrechten?
Stan: “Als je als eenmanszaak alles zelf wil regelen, dan komt daar toch wel wat administratieve rompslomp bij kijken, zowel voor jezelf als voor je klant. Door met ons samen te werken, kun je dat nadeel wegwerken. Veel freelancers hebben ook schrik dat het lang duurt vooraleer je up & running met auteursrechten bent. Maar dat is helemaal niet zo. Freelancers die vandaag beslissen om auteursrechten te factureren via ons, kunnen daar morgen al mee aan de slag. Als je een creatief beroep hebt, zijn er dus eigenlijk geen redenen om auteursrechten links te laten liggen.”
Wat met leads die niet gekocht hebben in je salesfunnel?
Sales funnel leads omzetten in klanten, hoe doe je dat? Let’s talk about sales funnel leads. Hoe kan je de leads die je via je
Nooit meer overweldigd en alles zelf doen: mijn uitbesteden en delegeren geheimen.
Tijd tekort? Een nieuwe kijk op uitbesteden en delegeren voor effectieve productiviteit. Tijd tekort als ondernemer? In de moderne zakelijke wereld streven veel ondernemers naar
Ga NIET budgetteren als je financieel vrij wilt worden
Financiële Vrijheid: Waarom Je Moet Stoppen met Budgetteren en Beginnen met Leven Budgetteren wordt in de wereld van financiële planning vaak gezien als een essentieel
Geld mindset: negatieve gedachten over geld loslaten
Een positieve geld mindset in 4 stappen Hoe is jouw geld mindset? Negatieve gedachten rond geld kunnen als een verstikkende deken aanvoelen, waardoor het moeilijk
Waarom 1:1 ondernemers falen bij opschalen naar groepsprogramma’s
Succesvol opschalen: Hoe groepsprogramma’s ondernemers financiële vrijheid kan bieden In een wereld waarin tijd en energie schaars zijn voor ondernemers, kan het succesvol opschalen van
Het geheim van financiële vrijheid: kernkwadranten
De sleutel tot financiële vrijheid: Ontdekken en benutten van jouw kernkwadrant. Het bereiken van financiële vrijheid begint echter niet met alleen maar geld verdienen of