5 Beste Tips om komaf te maken met Wanbetalers
Of je er nu één per jaar hebt of een handvol, wanbetalers zijn zonder twijfel een bron van irritatie en een ware aanslag op je tijd, energie en portemonnee. In dit artikel nemen we het concept van automatisering onder de loep om je betalingsbeleid soepel te doen verlopen.
In deze podcastaflevering duik ik in het belang van het automatiseren van het deurbeleid voor wanbetalers. Het is een onderwerp dat zowel tijd, energie als geld kan opslokken. Face it, wanbetalers zijn een nachtmerrie van elke ondernemer. Ik neem je graag mee in mijn denkproces en werkwijze.
Wat als je klant weigert te betalen?
De aanleiding? Momenteel zit ik in de situatie waarin een klant niet kan betalen. Wanbetalers heb ik gelukkig niet vaak, ongeveer drie tot vier keer per jaar, maar het roept altijd vragen op over hoe ik dit proces effectief kan automatiseren.
Tip 1: Duidelijke spelregels
Een cruciaal aspect van dit proces is het hebben van duidelijke regels, vooral rond situaties zoals wanbetaling. Zonder heldere regels loop je het risico om als een soort rechter binnen je bedrijf te fungeren, wat verre van ideaal is. Bijvoorbeeld, als ik aangeef dat iets beschikbaar is voor 48 uur, dan is dat niet onderhandelbaar. Duidelijkheid in regels maakt niet alleen mijn bedrijf betrouwbaar, maar ik verwacht ook betrouwbaarheid van mijn klanten.
Vermijd paraplugedrag bij wanbetalers
Maar wat als een klant zoals Mariette niet kan betalen vanwege persoonlijke omstandigheden? Hier komt het menselijke aspect om de hoek kijken. In hoeverre moet ik als ondernemer verantwoordelijkheid nemen voor individuele situaties, en in hoeverre heeft de klant iets te leren op het gebied van geldmanagement?
Vaak is het mogelijk om vooraf in te schatten of een klant mogelijk problemen zal hebben met betalen. Het heeft vaak te maken met slecht geldmanagement of een gebrek aan bereidheid om het werk te doen dat nodig is om te slagen. Als ondernemer heb ik hier geen controle over, en daar wil ik ook niets mee te maken hebben.
Tip 2: Geen Teruggarantie op Kleine Programma's, wél op Grote
Hoewel ik wettelijk gezien geen geld hoef terug te geven, doe ik het toch. Ik werk meestal met online platformen, en zodra de lesinhoud en werkboeken zijn verstrekt, staat het recht op vergoeding eigenlijk al af. Maar ik geef die garantie toch, omdat het bijdraagt aan mijn klantgerichtheid.
Wat doe ik wel? Ik ben royaal in het aanbieden van een twee weken niet-tevreden-geld-terug-garantie. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, zoals bij live-dagen, waar geen terugbetaling geldt. Voor kleine programma’s van bijvoorbeeld 25 euro, die vaak direct gebruikt worden, is er geen garantie.
Tip 3: Standaardiseer je werkproces
Bij mij werkt het als volgt. Na twee weken wordt gekeken of een klant aan boord is gegaan en het programma is gebruikt. Als dat niet het geval is, als de klant NIET wenst door te gaan, dan geeft hij of zij dit aan en wordt de terugbetaling verwerkt.
Komaf met emotionele balast bij wanbetalers
Dit proces is gestandaardiseerd. Mijn team heeft een e-mailopzet die de redenen voor ons beleid na twee weken uitlegt. Emotionele reacties bij wanbetalers worden niet direct beantwoord, en dit begrijpt mijn team goed. Het betalingsproces is gestructureerd, met herinneringen en een geleidelijke toename van kosten bij wanbetaling. Mijn team stuurt wanbetalers drie keer een herinnering. Je hebt eigenlijk binnen de zoveel tijd te betalen. Doe je dit niet, dan gaat het naar een incasso. En dan komen er zoveel procentuele extra’s bij.
Door zoveel mogelijk stappen te automatiseren, vermijd ik veel van de emotionele belasting en heb ik duidelijke verantwoordelijkheden gesteld. Het is mijn manier om zowel efficiënt als klantgericht te blijven in mijn bedrijfsvoering.
Ook wanbetalers gingen een verbintenis aan
Waarom zou ik anders werken dan wanneer je hypotheek niet wordt betaald, of wanneer je auto niet meer wordt betaald? Dat is gewoon niet mijn verantwoordelijkheid. Ik verkoop producten en diensten, en daarvoor hebben mensen een contract getekend, ja, ok de wanbetalers.
Tip 4: Helder deurbeleid
Als je meer wanbetalers hebt, kun je nog een stap verder gaan en kijken naar je deurbeleid naar je klanten toe. Ik maak vooral een deurbeleid voor mijn personeel, voor mijn klanten en voor speciale bewerkingen. Ik hou van structuren en regels, dat geeft veel vrijheid.
Als ik twijfel, dan kom je er niet in
Dus ik heb ook een deurbeleid voor mijn klanten. Zodra ik twijfel, gaan ze eruit of mogen ze er zelf niet in. Bijvoorbeeld, als iemand zich inschrijft voor mijn programma, kan diegene een gesprek aanvragen. Daar staan vragen in. Als ik twijfel, kom je er niet in. Wat ik hiermee wil zeggen is dat ik wel eens twintig gespreksaanvragen krijg, maar slechts twee mensen spreek. Meer dan de helft zou waarschijnlijk in mijn programma passen, maar ik heb iets met slachtoffers gehad, mensen die alles bij mij leggen maar zelf niets doen. En dat werkt niet voor mij.
De vragenlijst ter controle
Bijvoorbeeld, als iemand zegt: “Ik wil meer klanten,” is dat leuk, maar ik geef geen advies over meer klanten krijgen. Ik heb het over de juiste klanten, de juiste hoeveelheid, eenvoudiger en gemakkelijker. Als je meer klanten wilt, moet je gewoon die doelgroep aantrekken en converterende content leren schrijven of spreken. Dat is niet waar ik je bij kan helpen. En daarom ga ik er niet eens over praten.
Soms krijg ik berichtjes van mensen die zeggen: “Jammer, ik had graag met je willen praten.” Het is leuk dat je graag met me wilt praten, maar het formulier is er niet voor niets. Het is of we gaan samenwerken of niet. Dat is duidelijk. En dit deurbeleid gebruik ik niet alleen daar, maar ook aan de voorkant. Het feit dat ik nu dit artikel schrijf, is interessant voor mij en voor anderen die aansluiten bij mijn leiderschap, maar mensen die denken “wat is dit?” heb ik liever niet.
Tip 5: Waterdichte Algemene Voorwaarden
Voor mijn algemene voorwaarden heb ik meer dan tienduizend euro betaald. Ik stuur alles wat ik tegenkom naar mijn assistent, zodat zij het kan laten vastleggen. Dan belt ze het advocatenkantoor op en zegt: “Maak dit in orde alsjeblieft.” Dat heb ik een paar keer gedaan in anderhalf jaar tijd.
Bespaar niet op je voorwaarden
Mensen besparen vaak op algemene voorwaarden, maar dat moet je niet doen. Je kunt wel zelf voorwaarden opstellen, maar laat het doen door een advocaat met expertise in jouw vakgebied. Kies niet alleen op prijs, want veel goedkope voorwaarden zijn niet waterdicht. Beter iets dan niets in het begin, maar zorg later dat je goede, waterdichte voorwaarden hebt. Besparen leidt meestal tot betalen achteraf.
Solide funderingen anti-wanbetalers
In een notendop kunnen we stellen dat een doordacht deurbeleid, heldere communicatie en investeren in essentiële juridische aspecten zoals algemene voorwaarden van onschatbare waarde zijn voor een succesvol bedrijf. Het vermijden van gedoe aan de voorkant, het aantrekken van de juiste klanten en het automatiseren van processen dragen bij aan een soepel verlopend ondernemerschap.
Tot slot, streef niet enkel naar groei in klanten, maar ook naar groei in slimme strategieën en solide fundamenten voor een florerend bedrijf. En onthoud: besparen kan soms leiden tot betalen achteraf, dus investeer verstandig in de bouwstenen van jouw onderneming!
Meer weten over automatiseren?
Ben jij een ondernemer die al constante klanten en omzet aantrekt, maar nog steeds vastzit in het patroon van te veel uren werken voor je geld? Dan is de More4Less Gratis Driedaagse Training iets voor jou!
Wat kun je verwachten:
Deze training is speciaal ontworpen om je te helpen je onderneming naar nieuwe hoogten te brengen. Ontgrendel je potentieel, verdubbel je omzet en halveer je werkuren. Schrijf je vandaag nog in voor More4Less en begin je reis naar een financieel vrij leven
Gerelateerde artikels:
- Wanneer begin je best met uitbesteden?
- 4 Beste Tips om Beter te Verkopen
- Geldmanagement: Pay in full of termijnbetalingen?
- 6 Beste aanpassingen om 1 miljoen omzet te behalen (zonder harder te werken)
- 5 Beste Tips voor een snellere Mentale en Financiële groei
- Financiële vrijheid in 3 concrete stappen
- Hoe krijg ik meer energie, tijd en geld?
- Hoe word je miljonair?
- Snel financieel vrij worden: 10 dingen die ik zou doen!
5 boekentips rond automatisering
Automate This: How Algorithms Came to Rule Our World” door Christopher Steiner. Dit boek richt zich op de opkomst van algoritmen en automatisering in verschillende sectoren, waaronder financiën, en biedt inzichten in de impact ervan op bedrijfsprocessen.
Profit First: Transform Your Business from a Cash-Eating Monster to a Money-Making Machine” door Mike Michalowicz. Hoewel dit boek niet specifiek gericht is op wanbetalers, biedt het waardevolle inzichten in het managen van financiën en cashflow, wat cruciaal is voor het effectief omgaan met onbetaalde facturen.
“Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days” door Jake Knapp, John Zeratsky, en Braden Kowitz. Hoewel gericht op innovatie en probleemoplossing, biedt dit boek praktische inzichten in het versnellen van processen en het testen van nieuwe ideeën, wat ook relevant kan zijn bij het automatiseren van bedrijfsprocessen.
Measure What Matters: Online Tools for Understanding Customers, Social Media, Engagement, and Key Relationships” door Katie Delahaye Paine
Katie Delahaye Paine bespreekt in dit boek meetmethoden en online tools die bedrijven kunnen gebruiken om klantrelaties en betrokkenheid te begrijpen. Het benadrukt het belang van metingen en automatisering in moderne bedrijfsvoering.“The Lean Startup: How Today’s Entrepreneurs Use Continuous Innovation to Create Radically Successful Businesses” door Eric Ries. Eric Ries introduceert het concept van de Lean Startup-methode, die zich richt op snelle iteraties en het minimaliseren van verspilling. Hoewel niet direct gerelateerd aan wanbetalers, bevat het principes die relevant zijn voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen.
Veelgestelde vragen omtrent wanbetalers
Automatisering kan herinneringen en betalingsherinneringen sturen, waardoor het proces gestroomlijnd wordt en de kans op wanbetaling afneemt.
Er zijn diverse tools zoals facturatie-software en klantbeheersystemen die speciaal zijn ontworpen om betalingsprocessen te automatiseren.
Een duidelijk gedefinieerd deurbeleid, inclusief heldere betalingsvoorwaarden en consequenties bij niet-betaling, kan een krachtig afschrikmiddel zijn.
Automatiseer facturatie, maak duidelijke en begrijpelijke facturen, en zorg voor een gestructureerd opvolgingsproces.
Overweeg het instellen van automatische incasso’s of bied kortingen aan voor vroege betalingen om klanten te stimuleren op tijd te betalen.
Stel geautomatiseerde herinneringen in die vriendelijk en professioneel zijn, met duidelijke vermelding van vervaldatums.
Ja, je kunt juridische stappen overwegen, zoals het inschakelen van een incassobureau of het aanspannen van een rechtszaak, afhankelijk van de ernst van de situatie.
Voer kredietwaardigheidscontroles uit, gebruik contracten met duidelijke betalingsvoorwaarden en vraag eventueel om een aanbetaling bij nieuwe klanten.
Absoluut, geautomatiseerde boekhouding kan helpen bij real-time monitoring van financiële transacties, waardoor potentiële wanbetalingsproblemen snel worden geïdentificeerd.
Communiceer helder over betalingsverwachtingen, bied flexibele betalingsplannen aan indien nodig, en behoud een open dialoog om mogelijke financiële uitdagingen van klanten te begrijpen en aan te pakken.
Om wanbetaling proactief te voorkomen, zijn er verschillende maatregelen die je kunt nemen. Zorg voor duidelijke en begrijpelijke facturen met vermelding van betalingstermijnen. Overweeg voorafgaand aan zakelijke transacties kredietwaardigheidscontroles uit te voeren. Implementeer een effectief deurbeleid en maak gebruik van goed opgestelde algemene voorwaarden.