Wat is een virtuele assistent (of V.A.)
Als je echt vrijheid wilt, dan kan je maar beter gaan uitbesteden.
Repetitieve taken
Elke dag hebben we repetitieve taken te doen, taken waar je geen of weinig energie van krijgt en die je tijd wegnemen om te werken aan creatieve projecten waarmee je niet alleen meer energie, maar ook veel meer geld mee zou kunnen verdienen.
Met mails beantwoorden verdien je geen geld.
Veel ondernemers vertoeven heel graag in de mailbox omdat het veilig is. Het is makkelijk werk en ondertussen kan je je to do lijstjes afvinken. Maar nee, met mails beantwoorden verdien je echt geen geld.
Behalve wanneer je een virtuele assistent bent! Want wat doet een virtuele assistent nu precies? Wel, al die repetitieve taken waar jij geen geld mee verdient uit handen nemen.
Geloof je me niet? Lees dan dit boek.
Een goede virtuele assistent vinden vraagt tijd
Voor ik een virtuele assistent aanwerfde voelde ik al langer dat ik meer nood had aan creatief werken en aan mijn bedrijf werken. Ik aanvaarde eerst personeel (maar dat werd het niet, dat verhaal kan je hier lezen). Daarna werkte ik met freelancers, maar ook dat werd het niet. tot ik uiteindelijk leerde wat een virtuele assistent nu precies is.
Want in tegenstelling tot vast personeel, die ziek worden of ontslag nemen op het moment dat ze voldoende kennis hebben om voor zichzelf te werken en freelancers die je nog moet opleiden, heeft een virtuele assistent de enige job om andere bedrijven te ondersteunen. Een virtuele assistent is dus een zelfstandige secretaresse (al is het meer dan dat).
Pas op! Er zijn ook veel slechte virtuele assistenten of assistenten die niet bij je passen. Ik heb er zelf redelijk wat versleten voor ik “the one” vond.
Hoe kies je?
Je kan pas een virtuele assistent kiezen als je eerst en vooral uitmaakt voor jezelf wat je uit handen wilt geven en wat je verwacht van een virtuele assistent. je zou jezelf volgende vragen kunnen stellen:
- Welke taken wil ik zeker en vast uit handen geven op termijn (dat moet niet meteen). Als dat bijv. SEO is of captions dan zal je op zoek moeten naar een virtuele assistent die daar ervaring mee heeft. Maar wil je bijv. eerder iemand die je mails doet en je agenda beheert? Dan kies je daarvoor.
- Wil ik dat mijn virtuele assistent een team heeft voor het geval zij/hij ziek wordt, een kindje verwacht of op vakantie gaat?
Wanneer kies je een virtuele assistent
voor je de keuze maakt om je werk uit handen gegeven is het belangrijk om te kijken of het haalbaar is. En wat blijkt? in 9 op de 10 gevallen is het haalbaarder dan je denkt financieel, maar je moet wel goed je prijs per uur kennen. Zo weet je welke taken je beter uit handen geeft en welke je beter zelf doet. Je prijs berekenen leer je hier.
Wat een virtuele assistent doet is afhankelijk van hun expertise.
Ja klopt, vandaar dat het zo belangrijk is dat je zelf ook bent voorbereid op wat jij nu precies wilt. Ik wilde bijv. heel graag mijn kwartaalafrekening, mails, en podcastlaunches uit handen geven. Een agenda was niet nodig want ik heb amper afspraken of to-do’s. Maar ook dit is zeer persoonlijk.
Waar moet je op letten?
Let op de klik. De geringste twijfel aan de persoon wilt insinueren dat het geen match is. Verplicht jezelf om daar naar te luisteren en maak het jezelf niet gemakkelijk bij de aanwerving. Kies niet voor de kortste weg want voor je het weet heb je er 5 achter de kiezen en heb je elke keer kostbare tijd geïnvesteerd om je VA de backend van je bedrijf te leren kennen.
Hoe lang duurt het eer een virtuele assistent is ingewerkt?
We gaan er niet flauw over doen: Ja! Een virtuele assistent heeft tijd nodig om in te werken. Het beste dat ik je kan aanraden is om hem/haar die tijd te geven en duidelijk te zijn in je communicatie. Toon je bedrijf, maak video’s van hoe jij te werk gaat, maak templates en vraag zeer duidelijk wat jij verwacht van hen. Zij kennen niets van jouw expertise noch je werkwijze. Dus jij bent verantwoordelijk voor hun resultaten de eerste periode. Naar mijn gevoel duurt het ongeveer 2 maanden om goed op elkaar afgestemd te zijn. En telkens wanneer er een nieuwe integratie komt moet je dat ook goed communiceren zodat zij hun job wel goed doen. Lees zeker dit boek als je de juiste mindset daarrond wil creëren
Wat vind jij belangrijk?
Je virtuele assistent zal vaak met je klanten in gesprek gaan. Vind jij het belangrijk dat hun focus ligt op klantvriendelijkheid? Let er dan op dat zij/hij dit ook vermeld in het kennismakingsgesprek.
Ik vind het bijv. zeer belangrijk dat er direct & duidelijk kan gecommuniceerd worden, ik hou er niet van om gevoelens op te croppen en wanneer ik ontevreden ben moet ik dit meteen kunnen vertellen. ik heb een virtuele assistent die dezelfde mindset heeft en alles graag kort houdt. Dat is de reden waarom we zo’n goed paar vormen.
Hoeveel kost het?
Nu vraag je me wat 🤣! Dat hangt af van de ervaring van de persoon in kwestie. Er zijn startende virtuele assistenten die aan de slag gaan voor 30€ maar hou er dan ook rekening mee dat die niet de ervaring hebben als een virtuele assistent die pakweg 70€ vraagt. Het hangt ervan af wat je precies wilt vragen aan je virtuele assistent, bij mij krijgen ze erg veel verantwoordelijkheid en dat is iets wat ik liever niet in handen laat van een starter.
Daarnaast moet je ook deze onthouden dat een meer ervaren virtuele assistent sneller zal werken en dus op het einde van de rit misschien wel minder zal kosten.
Hoe dan ook blijft het erg belangrijk dat je je uurprijs weet zodat je die afweging objectief kan maken.
Meer blogposts
